I.MỤC TIÊU

  1. Nêu khái niệm thông tin y tế/bệnh viện.
  2. Trình bày tầm quan trọng của thông tin y tế/bệnh viện.
  3. Nêu tiêu chuẩn của thông tin y tế/bệnh viện.
  4. Trình bày các loại thông tin y tế/bệnh viện.
  5. Nêu các phương pháp và công cụ thu thập thông tin.
  6. Trình bày được các yếu tố thiết yếu cho quản lý thông tin tốt.

II.NỘI DUNG

Có thể nói quản lý thông tin y tế/bệnh viện (sau đây gọi chung là thông tin y tế) là khâu quan trọng của chu trình quản lý chất lượng (QLCL) của cơ sở y tế. Muốn thực hiện QLCL nhất thiết phải có một cơ sở dự liệu tốt (Database) vì QLCL luôn dựa trên bằng chứng. Muốn có cơ sở dữ liệu tốt đương nhiên công tác quản lý cơ sở dữ liệu phải đảm bảo

1. Khái niệm về thông tin y tế

Có thể có nhiều khái niệm khác nhau về thông tin y tế, nhưng trong khuôn khổ của bài này, xin được giới thiệu một khái niệm như sau: Thông tin y tế là những tin tức mô tả về tình hình hoạt động của các lĩnh vực khác nhau trong ngành y tế và cả những lĩnh vực ngoài ngành y tế có liên quan. Ví dụ :

Tỉ lệ chết, tỉ lệ mắc bệnh của địa phương nào đó/khoảng thời gian nào đó.

Số cán bộ y tế/1000 dân của địa phương nào đó/năm  nào đó.

Tỉ lệ hộ gia đình có hố xí hợp vệ sinh của địa phương nào đó/năm nào  đó.

Tỉ lệ chết trẻ em dưới một tuổi năm 2009 của Việt Nam là 16%o

Năm 2008, số người chết do AIDS toàn quốc là 3,526.

Dân thôn A có nhiều tập quán lạc hậu hơn các thôn khác trong xã...

Từ khái niệm trên, ta cũng có thể đưa ra khái niệm thông tin cho một cơ sở y tế (bệnh viện chẳng hạn) là những thông tin mô tả tình hình của các mặt hoạt động khác nhau của cơ sở y tế đó, kể cả những thông tin ngoài cơ sở y tế nhưng có liên quan mật thiết.

2. Tầm quan trọng của thông tin y tế.

Người quản lý cơ sở/đơn vị y tế cần thông tin y tế để phục vụ cho công tác quản lý vì làm quản lý cần biết địch biết ta; trăm trận trăm thắng

Không có thông tin hay thông tin không đảm bảo yêu cầu thì quản lý và lập kế hoạch sẽ không sát hợp, kém hiệu quả.

Như  chúng ta đã biết, bất kì quốc gia nào trên thế giới cũng đều chi một khoản tiền lớn cho công tác tình báo, chuyên để thu thập, phân tích thông tin và dự báo các vấn đề chuyên ngành sâu, trong đó có thông tin y tế, sức khỏe.

3. Những yêu cầu của thông tin y tế.

3.1. Thông tin đầy đủ và toàn diện.

Quản lý nói chung trong các cơ sở/đơn vị y tế cần thông tin của mọi hoạt động y tế và cả những lĩnh vực ngoài y tế có liên quan. Đây là quan điểm của các chuyên gia về quản lý chất lượng toàn bộ. Thông tin đầy đủ và toàn diện có thể hiểu rằng gồm đủ các nhóm thông tin sau:

-Thông tin đối tượng phục vụ: Mô hình bệnh tật: Mắc, chết, đối tượng nguy cơ mắc...

-Môi trường: Hố xí không hợp vệ sinh, ô nhiễm đất, nước, không khí, sử dụng hoá chất gây ô nhiễm ...

-Nguồn lực y tế: Trang thiết bị y tế, nhân lực y tế, chính sách chế độ, mục tiêu kế hoạch ...

-Kinh tế, văn hoá, xã hội, dân số.

-Chính sách có liên quan.

-Sự ủng hộ của các tổ chức xã hội với y tế ... (xem cụ thể tại mục 4 sau).

Quản lý và lập kế hoạch cho một lĩnh vực nhỏ, ví dụ: Khám chữa bệnh thì cần các thông tin đầy đủ và toàn diện về lĩnh vực khám chữa bệnh và một số lĩnh vực y tế, xã hội và tự nhiên có liên quan.

Thông thường cơ sở y tế không có đầy đủ các nhóm thông tin cần thiết cho công tác quản lý và lập kế hoạch. Người quản lý nhất thiết tìm mọi biện pháp thu thập thông tin, có kế hoạch mỗi năm bổ sung thêm một nhóm thông tin chẳng hạn. Như vậy, nhờ kiên trì áp dụng quan điểm cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng, qua vài năm cơ sở y tế sẽ có đủ các nhóm thông tin cần thiết cho công tác quản lý sức khỏe được phụ trách.

3.2. Thông tin chính xác

   Thông tin chính xác là phản ánh đúng tình trạng thực tế. Tỉ lệ mắc sốt rét của huyện M thực tế là 2,5% tổng số dân/ năm 2018, nếu báo cáo cao hơn hay thấp hơn tỉ lệ đó đều là sai với tỉ lệ thực, dẫn tới quản lý và lập kế hoạch không sát hợp. Trong thực tế, tỉ lệ thông tin đảm bảo chính xác có thể không cao, nhưng quan trọng hơn là phải “cải tiến liên tục”, nhà quản lý dần dần nâng tỉ lệ thông tin có độ chính xác đảm bảo lên qua các năm.

3.3. Thông tin cập nhật.

   Sử dụng thông tin của giai đoạn hiện tại để phục vụ cho quản lý và lập kế hoạch, không dùng thông tin quá cũ, của những giai đoạn trước để phục vụ cho quản lý và lập kế hoạch. Nếu đứng riêng về khía cạnh cập nhật thông tin, có thể quy định tối thiểu như sau:

Phục vụ cho quản lý và lập kế hoạch năm: Dùng thông tin năm hiện tại để lập kế hoạch cho năm tới.

Phục vụ cho quản lý và lập kế hoạch quý: Dùng thông tin quý hiện tại để lập kế hoạch cho quý sau.

Phục vụ cho quản lý và lập kế hoạch tháng: Dùng thông tin tháng hiện tại để lập kế hoạch cho tháng sau.

Cập nhật thông tin y tế là rất quan trọng nhưng quan trọng hơn với nhà quản lý là phải biết chiều hướng phát triển của các vấn đề, các công việc, nói cách khác là diễn biến của các thông tin/chỉ số. Ví dụ, tỉ lệ uốn ván rốn ở trẻ sơ sinh của tỉnh nhà tăng hay giảm trong thời gian qua. Muốn làm được như vậy, nhà quản lý chất lượng tại cơ sở y tế cần theo dõi thông tin/chỉ số theo các biến khác nhau như thời gian, không gian, tuổi, giới, nghề nghiệp, học vấn...

Ví dụ: Tại tỉnh M, người quản lý theo dõi được tỉ lệ nhập viện do bệnh chân-tay-miệng của trẻ nhỏ trong ba năm liên tục (biến thời gian) như sau:

               2007: 0,9%.

               2008: 1,5%

               2009: 1,7%

Dùng biểu đồ dây để biểu diễn các số liệu trên (Biểu đồ 1).

Tỉ lệ nhập viện do bệnh chân-tay-miệng của trẻ nhỏ tăng mạnh. Điều đó có ích cho việc xác định mục tiêu của kế hoạch sau này.

Biểu đồ 1. Tỉ lệ nhập viện do bệnh chân-tay-miệng của trẻ nhỏ, Tỉnh M.

Biểu đồ 1. Tỉ lệ nhập viện do bệnh chân-tay-miệng của trẻ nhỏ, Tỉnh M.

Ví dụ khác: Tỉ lệ hộ gia đình dùng hố xí chưa đảm bảo vệ sinh trong năm 2020 của tỉnh M như sau :

Quý I: 50%.

Quý II: 75%.

Quý III: 75%.

Quý IV: 80%

Biểu đồ 2. Tỉ lệ hộ gia đình dùng hố xí kém vệ sinh tại tỉnh M năm 2020.

Biểu đồ 2. Tỉ lệ hộ gia đình dùng hố xí kém vệ sinh tại tỉnh M năm 2020.

Nhìn biểu đồ 2, có thể kết luận là tình hình sử dụng hố xí hợp vệ sinh có xu hướng giảm trong năm 2020 tại tỉnh M.
3.4. Thông tin đặc hiệu

Khi thực hiện quản lý và lập kế hoạch để giải quyết vấn đề nào đó, cần thu thập những thông tin  phản ánh đặc hiệu cho vấn đề đó. Ví dụ :

Lập kế hoạch về phòng bệnh uốn ván rốn trẻ sơ sinh thì cần lấy thông tin về tỉ lệ bà mẹ có thai tiêm AT. Ngược lại, lập kế hoạch về bảo vệ sức khoẻ phụ nữ có thai mà lấy thông tin tỷ lệ tiêm AT cho phụ nữ có thai là không đặc hiệu, vì thông tin này không phản ánh việc chăm sóc sức khoẻ bà mẹ có thai.

3.5. Thông tin về chất lượng

Người quản lý chất lượng cần đặc biệt chú ý thông tin phản ánh chất lượng của công việc, không nên quá chú ý thông tin về số lượng. Xem ví dụ ở bảng 8 sau:

Bảng số 8. Thông tin về số lượng và chất lượng

Thông tin

Thông tin số lượng

Thông tin chất lượng

Sử dụng oresol cho trẻ bị tiêu chảy.

Số trẻ bị tiêu chảy được cấp oresol.

Số trẻ bị tiêu chảy uống oresol đúng quy định.

Hố xí hai ngăn.

Tỉ lệ hộ gia đình có hố xí hai ngăn.

Tỉ lệ hộ gia đình sử dụng hố xí hai ngăn đúng quy định.

Trên thực tế, thông tin về số lượng không có ý nghĩa hay có ý nghĩa rất thấp cho công tác quản lý. Thông tin về chất lượng mới đảm bảo cho công tác quản lý chất lượng. Như bảng số 8 cho thấy, trẻ được cấp oresol nhưng chưa chắc đã dùng, mà có dùng chưa chắc đã đúng quy định. Tỉ lệ hay số lượng trẻ này chỉ là thông tin về số lượng chưa phản ánh chất lượng của công việc.

3.6. Thông tin lượng hoá

Một trong các cột trụ của chất lượng là sự đo đếm được, tức chất lượng phải được đo đếm bằng các đơn vị đo. Trong quản lý thông tin cũng vậy, thông tin phải được biểu diễn thành số lượng hay tỉ lệ phần trăm... Hạn chế dùng thông tin chưa lượng hoá. Xem ví dụ ở bảng 9.

Bảng 9. Thông tin lượng hóa và chưa lượng hóa

Thông tin

Chưa lượng hoá

Đã lượng hoá (rất cụ thể)

Thực hiện 5 đúng trong sử dụng thuốc

Đa số điều dưỡng thực hiện tốt 5 đúng.

85% (170/200) điều dưỡng thực hiện tốt 5 đúng.

Sự ủng hộ của các ban ngành đoàn thể.

Hầu hết các ban ngành đoàn thể ủng  hộ.

6/8 ban ngành đoàn thể ủng hộ, trong đó có UBND.

Tuy nhiên trên thực tế, nhiều thông tin chưa được lượng hoá (thông tin định tính) song rất quan trọng cho người quản lý để làm kế hoạch, vì vậy cần ghi nhận tất cả các thông tin này. Ví dụ, đa số người bệnh chấp hành tốt quy chế phòng chống COVID-19 trong bệnh viện hơn quy chế chống nhiễm khuẩn.

Những thông tin chưa lượng hóa vẫn có thể dùng, tùy trường hợp, song quan trọng hơn là nhà quản lý phải biết tìm ra phương pháp và xây dựng kế hoạch để ngày càng đo đếm, định lượng được thông tin đó nhiều hơn, phục vụ cho công tác quản lý bệnh tật.

4. Các dạng thức của thông tin y tế

4.1. Các dạng thức của thông tin định lượng

       - Tỷ số (Ratio): Tỷ số là một phân số, trong đó tử số có thể không thuộc mẫu số:

 

                       

        - Tỷ trọng (Proportion): Tỷ trọng là một phân số, trong đó tử số là một phần của mẫu số và có cùng đơn vị đo lường như nhau:

                 

         -Tỷ lệ phần trăm (Percentage): Tỷ lệ phần trăm giống như tỷ trọng, nhưng được nhân với 100%. Tỷ lệ phần trăm cho biết số lượng của tử số tính cho 100 đơn vị của mẫu

                      

         -Tỷ suất (Rate): Tỷ suất là một phân số dùng để đo lường tốc độ thay đổi, trong đó tử số là các sự kiện (sinh, chết, bệnh tật... ) và mẫu số là số lượng cá thể có khả năng sinh ra “sự kiện” đó ( dân số chung, số trẻ em < 5 tuổi, số phụ nữ 15-49 tuổi... ) trong một khoảng thời gian nhất định:

         -Xác suất (Probability): Công thức tính tương tự như tỷ suất, nhưng mẫu số là số lượng cá thể có khả năng sinh ra “sự kiện” đó vào thời điểm bắt đầu quan sát, không phải là số lượng cá thể trung bình của thời kỳ quan sát.

        -Số trung bình (Mean): Có công thức tính:                             

                                                                          

Ngoài ra còn nhiều dạng thức khác nữa như số trung vị, mode, hệ số tương quan…

 4.2. Các dạng thức cùa thông tin định tính

         -Lời trich dẫn, đoạn văn: Ví dụ về một trích dẫn “Cơ chế tuyển dụng nhân viên y tế ở khu vực công được thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Luật Viên chức và các văn bản hướng dẫn dưới luật” (Tổ chức Y tế thế giới 2018)

         -Sơ đồ, bản đồ, sơ đồ diễn tiến. Ví dụ: Sơ đồ diễn tiến người bệnh đến khám tại Bệnh viện M (Hình 1).

Hình 1. Sơ đồ diễn tiến người bệnh đến khám tại Bệnh viện M.

         -Hình ảnh, đoạn video…Ví dụ: Hình mô phỏng loét dạ dày, tá tràng (hình 2).

Hình 2. Hình mô phỏng loét dạ dày, tá tràng

Doctor SAMAN

PGS.TS Vũ Khắc Lương

(Còn nữa, xin xem tiếp kì sau)

Tài liệu tham khảo

1. Vũ Khắc Lương, Tăng Chí Thượng, Trần Viết Tiệp (2015) “Quản lý chất lượng thông tin y tế”, Quản lý chất lượng trong cơ sở y tế và chăm sóc sức khỏe cộng đồng, Nhà xuất bản Y học.

2. Bộ Y tế (2016) Bộ chỉ số cơ bản đo lường chất lượng bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định 7051 QĐ-BYT, ngày 29-11-2016 của Bộ Y tế

3. Bộ Y tế (2019) Quy định Hệ thống chỉ tiêu thống kê cơ bản ngành y tế ban hành kèm theo Thông tư số 20/2019/TT-BYT ngày 31/7/2019 của Bộ Y tế.

4. Bộ Y tế (2006) Thông tin và quản lý thông tin y tế công cộng, cập nhật ngày 09-2-2021 tại: https://healthvietnam.vn/thu-vien/tai-lieu-tieng-viet/to-chuc-quan-ly-y-te/thong-tin-va-quan-ly-thong-tin-y-te-cong-cong

5. Tổ chức Y tế thế giới (2018) Tổng quan quốc gia về nhân lực Y tế Việt Nam, trang 10.